Teoretic, atunci când într-o companie vine un om nou (în orice departament) ar trebui să preia de la angajatul dinaintea lui cam tot. Adică bazele de date cu furnizori, planificările și calendarul de evenimente care au fost deja convenite și se află în plin proces de desfășurare, o tonă de documentație care i-ar putea fi utilă etc.
Practic, s-a întâmplat de două ori să văd că nu-i chiar așa. Prima dată eram proaspăt angajat al unei mari companii. Când am ajuns acolo, aveam o mulțime de întrebări și mă așteptam să existe undeva o arhivă cu toate materialele care s-au folosit până atunci, cu campaniile făcute, niște baze de date cu furnizori și clienții cu care urma să comunic în mod direct. N-a fost așa. Am găsit un calculator golit de informație, o arhivă atât de dezorganizată și de incompletă încât nu se înțelegea nimic din ea și mai multă reavoință și nepăsare decât am crezut că pot exista.
A fost o lecție de viață pentru mine și a marcat momentul în care am înțeles că e foarte important să-ți structurezi munca astfel încât să fie ușor de înțeles și de share-uit. Oricum am pierdut aproape 3 săptămâni răscolind prin haosul lăsat de precursorul meu, timp în care aș fi putut începe să produc ceva pentru companie, că doar de-aia mă plăteau. Mă întreb ce s-ar fi întâmplat dacă în locul meu ar fi venit cineva mai puțin pasionat de muncă? Cât ar fi durat până ar fi putut aduce niște rezultate, ținând cont că nimeni nu a venit să-mi servească pe tavă nimic. Și câte gafe de comunicare s-ar fi produs?
A doua oară am identificat lipsa asta de comunicare între fostul și noul angajat din ipostază de furnizor. Clienții mei sunt companii mai mari sau mai mici care-și externalizează partea de comunicare. Întotdeauna am un om cheie în companie cu care țin legătura. De obicei e omul de marketing, că prea puține companii cu care lucrez au un departament de PR. Întâmplarea a făcut ca omul de marketing al unuia dintre clienții mei să se schimbe. Bravo, felicitări, omul nou a venit cu entuziasm dar cu puțină spre deloc experiență.
După un gap de comunicare de vreo două săptămâni în care eu ceream constant informație și clientul mă trimitea dintr-un departament în altul, m-a contactat noul om de marketing. Știa că lucrez cu compania respectivă, dar nu a înțeles și nici nu și-a dat silința măcar cinci minute să facă un research despre ce fac eu exact pentru ei. Așa că m-a întrebat cu cel mai senin ton din lume cât costă munca mea și când pot începe să le promovez o viitoare campanie. Asta în condițiile în care eu lucram deja la campania respectivă, cot la cot cu alte departamente. În plus, munca mea cu clientul respectiv se traducea printr-o relație de câțiva ani de lucru continuu, nu doar activități pe anumite proiecte cheie. Dacă n-ar fi fost vorba de unul dintre clienții mei cei mai dragi m-ar fi deranjat foarte tare lipsa de profesionalism și, poate, aș fi renunțat la ei, din moment ce nu-mi puteau livra cele necesare pentru o bună desfășurare a muncii mele. Dar nu e vina clientului. E vina fostului angajat că a lăsat în urma lui haos și a noului angajat că nu și-a făcut temele deloc.
Dacă în locul meu ar fi fost alt furnizor, să zicem mai scorțos, cum ar fi explicat omul de marketing că, dintr-o dată, un colaborator cu care s-a lucrat câțiva ani a refuzat să se mai ocupe de compania lor?
Eu sunt acum in prima ipostaza… totul e nou, nu gasesc documente, descopăr pe zi ce trece că predecesorul a frecat buha în anumite privinţe (ştiind că va pleca de acolo) :)) … culmea, toata lumea se asteapta ca eu sa fac minunile in 2-3 zile…
E firesc ca fostul angajat nu a plecat cu bucurie. Mai ales daca a plecat cu o antipatie fata de acea companie, clar nu a lasat loc de bine pentru cel care urma sa-i ocupe locul. E ceva tipic romanesc, zic si totodata ceva de inteles. Depinde de motivul pentru care a fost concediat fostul, zic.
Din păcate ai dreptate. Chiar așa gândesc majoritatea românilor. Dar tare bine-ar fi dacă mai mulți oameni ar înțelege că putem evolua numai dacă încercăm să lucrăm împreună, nu dacă ne punem bețe în roate unii altora.
Eu nu sunt de acord ca fostul angajat e de vina pentru felul greoi in care un nou angajat se adapteaza in noul rol. Sunt convinsa ca intotdeauna managerul pozitiei respective poarta responsabilitatea pentru asta. De obicei cand cineva pleaca intervine frustrarea, atat din partea angajatului care se vrea scapat odata si de ultimele 2 saptamani (care apropo s-au facut acum o luna), dar si din partea managerului care e suparat ca ramane descoperit. Din cate am vazut eu, angajatul care pleaca nu prea mai e implicat in activitate de catre sef si de cele mai multe ori nu ai un om nou in timp util astfel incat cel vechi sa ii faca predarea fata in fata, eventual cu un mic training. Asa ca de aia se intampla ce se intampla.
Daca managerul ar fi constient ca munca lui personala de a instrui un nou om ar putea fi usurata daca angajatul care pleaca ar lasa un ghid sau o lista cu ce e de facut, atunci problema ar fi pe jumate rezolvata. Nu e insa intotdeauna usor sa le usurezi munca sefilor nici chiar atunci cand vrei… De exemplu cand am plecat de la banca, stiind felul (nesatisfacator) in care am primit informatiile necesare jobului, a trebuit sa ma rog insistent de sefa mea sa ma lasa sa fac un manual pentru persoana urmatoare.
Da.. interesanta tema, imi place 🙂
Ai dreptate, Cătă. Managerii ar trebui să fie și ei mai responsabili cu ce se întâmplă. Dar tot cred că angajatul ăla care pleacă poartă cea mai mare parte din vină. dacă toți ar lăsa în urma lor materiale, așa cum ai făcut tu, noii angajați ar putea începe munca eficientă în maxim o săptămână. Uneroi un CD cu toată insofrmația structurată frumos e suficient. În momentul în care oricum știi că pleci de pe o poziție, la ce să-ți bați joc de cine vine după tine acolo?
Da ai dreptate. Un mod care afara se practica de mult timp.