Organizarea evenimentelor în ONG-uri (I)

În calitate de membru și fost membru al mai multor ONG-uri am avut ocazia să particip la organizarea unor evenimente mai mari sau mai mici. Între timp am mai organizat și alte evenimente, nu în cadrul unui ONG și am observat o mulțime de diferențe de abordare și organizare. Cum studenții mă întreabă frecvent cum să facă să aibă un eveniment de succes, m-am gândit că-i cazul să scriu despre asta, că poate o fi de folos și altora.

Bineînțeles, n-o să scriu tot într-un articol, pentru că aș scrie aici un roman. Voi încerca să le iau pe rând și să scriu periodic despre acest subiect. Azi vorbim despre comunicarea internă și despre fundraising. Aleg să încep cu ele pentru că mi se par două aspecte foarte importante de care trebuie să ținem cont atunci când începem să pregătim un eveniment.

Organizarea internă

Cum un ONG este format, în mare parte, din voluntari, înainte de a porni la drum și de a organiza un eveniment mai mare trebuie să ne asigurăm că avem pe cine ne baza. Adică trebuie să știm că există suficienți oameni care se vor implica în organizarea evenimentului și vor dedica timpul necesar pentru îndeplinirea task-urilor.

De asemenea, coordonarea și transparența sunt foarte importante. Este bine să știe toată lumea despre ce este vorba în povestire, să existe o planificare detaliată și o repartizare corectă a atribuțiilor. Respectarea deadline-urilor trebuie monitorizată cu sfințenie, pentru că poate genera neplăceri pe termen lung.

În echipă trebuie să existe atât oameni care au cunoștințe de comunicare și project management, cât și buni vânzători, oameni foarte organizați și câțiva care au capacitatea fizică să transporte obiecte grele – cum ar fi boxe, pachete cu logistică, baxuri de apă și suc, saci cu diverse etc., în funcție de specificul evenimentului. Fiecare om este foarte important și e musai să știe asta. Nu-i bine să se transmită nimănui că este doar o bucățică nesemnificativă, pentru că își pierde interesul și nu-și mai face bine treaba.

Fundraising

Pentru că nimic nu-i gratis în lumea asta, toate evenimentele au nevoie de bani. În cazul unui ONG există două metode de a-i obține: prin sponsorizări sau prin accesarea fondurilor europene. Dacă pentru accesarea fondurilor europene ai nevoie de o mulțime de hârtii, de cineva care știe să scrie proiectele europene, de cineva care știe unde și cum trebuie depuse, în cazul sponsorizărilor treaba este, cel puțin la nivel declarativ, mai simplă.

Un proiect bine scris, care să prezinte atât noutatea pe care o aduce evenimentul cât și ceea ce câștigă sponsorul dacă alege să se implice este esențial. Ajută mult dacă poți dovedi sponsorului că merită să investească în tine. Include în prezentarea proiectului evenimente anterioare organizate de ONG, adaugă rezultatele lor, în principal cele legate de vizibilitatea evenimentului. Sponsorii investesc pentru că vor să se promoveze sau vor să se implice în proiecte de tip CSR. Și nu promite sponsorului marea cu sarea. Promite-i doar ceea ce-i poți oferi.

Este foarte important să se lucreze structurat și să se comunice în permanență. În general, există o bază de date cu contacte. Cei din departamentul de Fundraising sună pe rând lista sau trimit mailuri și apoi încep să-și facă griji că nu primesc răspunsuri. Întrebați foștii colegi despre relația pe care o au deja cu companiile pe care vreți să le abordați. Vor ști să ofere detalii importante despre cum trebuie abordată fiecare companie în parte, despre persoanele responsabile cu luarea deciziilor și despre provocările care pot apărea pe parcurs.

Echipa ”de vânzări” a ONG-ului este cea care se ocupă de obicei de strângerea de fonduri, însă nu înseamnă că doar ei trebuie să se implice în acest proces. Eu am făcut parte, e cele mai multe ori, din departamentul de comunicare. Însă, atunci când a fost nevoie și am putut contribui, am participat și eu la strângerile de fonduri și la menținerea relației cu diverși sponsori. Este important să fie un proces în care se implică suficientă lume și nu doar cei care sunt responsabili cu asta.

Relația cu companiile care susțin un ONG este o relație de termen lung. Nu-i bine să ne gândim că după ce ne vedem cu banii pentru eveniment, nu mai trebuie să ținem legătura cu compania respectivă sau, mai rău, să nu mai îndeplinim toate prevederile contractuale. Să ținem cont că poate urmează și alte evenimente, deci vom mai avea nevoie de bani și pe viitor. În plus, o imagine bună și o relație bună cu companiile ne ajută să ajungem și la alți potențiali sponsori.

Cu fondurile nu-i de joacă. Un eveniment moare înainte de a se naște dacă nu există bani pentru implementarea lui. Am văzut idei minunate care nu s-au concretizat niciodată. Am văzut evenimente ratate la un nivel scandalos pentru că echipa de organizare nu și-a dat interesul. Am văzut o mulțime de cazuri în care niște unii au avut impresia că oricine poate organiza un eveniment i apoi s-au întrebat de ce au sala goală.

În general, este bine să nu ne înhămăm la căruță dacă nu o putem trage. Mulți au impresia că este foarte simplu să faci un eveniment și că ideea lor este cea mai bună, mai fantastică și mai pe gustul tuturor sponsorilor din lume. De cele mai multe ori ideile mor în fașă sau sunt implementate foarte prost. Companiile nu investesc doar de dragul de-a investi și nu, n-o face nimeni din pură simpatie. Toată lumea trebuie să aibă ceva de câștigat, așa că aveți grijă ce oferiți și cui.