Cum să dai randament mai bun la muncă

E la modă să ne lăudăm că muncim încontinuu, că nu ne vedem capul de treburi și că suntem persecutați de sistem. Văd zilnic în jurul meu oameni care teoretic muncesc 8 ore, practic abia scot capul din birou după vreo 12. Valabil și pentru freelanceri. Muncesc unii de dimineața până dimineața următoare, abia mai văd monitorul de oboseală și se laudă  plâng că au atât de mult de lucru încât n-au timp de somn. Nimic mai fals!

Dacă pierzi timpul la birou nu înseamnă că muncești

Nu programul de lucru e cel care ne omoară cu zile. Proasta organizare a timpului este de vină. De când mă ocup de conturile de Social Media ale mai multor companii, am observat că este foarte mare agitație pe Facebook și pe Twitter dimineața, în jurul orei 9:30. Durează cam până pe la 10:30. Adică tu, corporatistul, vii la muncă la ora 9:00, dar până la 10:30 citești presa, intri pe 9GAG, stai pe Facebook și mai dai un link pe Twitter. Practic, munca ta începe la 10:30, deci cu o oră jumătate mai târziu decât scrie în program.

A doua perioadă din zi în care activitatea online este foarte mare e între 13:00 și 15:00. Iei o pauză de masă sau mănânci ceva în fața calcuatorului, că NU ai timp să iei o pauză. Dar până mănânci, mai deschizi un Facebook și un Twitter, stai pe mess, mai citești un articol și dintr-o dată ora de masă a durat două ore. Deci și de aici o oră pierdută.

Da, știu, o să-mi sari în cap că tu nu ești așa, că numai colegii tăi se pot încadra în categoria asta. Tu muncești zi lumină și te dedici întru totul serviciului. Dar de unde știi că majoritatea colegilor tăi stau pe Facebook și Twitter? Poate pentru că ții siteurile deschise, așa, ”poate mai văd o chestie interesantă”. Randamantul nostru scade considerabil atunci când ne ocupăm de mai multe lucruri odată. Multitaskingul e o prostie colosală, inventată de marile corporații pentru a ne încărca cu și mai multă muncă. În plus, faptul că poți sta online cât timp muncești nu se numește multitasking, ci pierdere de vreme.

Fă-ți un program și ține-te de el!

Soluția nu-i așa de complicată. Fă-ți un program și ține-te de el. Deschide e-mail-ul o dată pe oră, câte cinci minute. Deși majoritatea mailurilor pe care le primești sunt marcate cu ”Urgent” sau ”Foarte important”, învață să le ordonezi după importanța reală. Și nu, verbul ”a prioritiza” chiar nu există în DEX!

Dacă ai mai multe sarcini de lucru, împarte-le după imortanță și ia în calcul gradul lor de dificultate. Lucrează întâi la cele mai dificile, pentru că dacă îți umpli ziua cu multe lucruri ușoare spre seară tot ești obosit și îți va fi foarte greu să duci la sfârșit o treabă care îți solicită atenția și concetrarea mai mult decât de obicei.

Fă un ”To Do List”. Te ajută să vezi ce ai de făcut, dar îți crește moralul atunci când începi să bifezi sarcinile duse la bun sfârșit. Decât să îți închei ziua cu 7 lucruri făcute pe jumătate, mai bine termini 4 dintre ele și 3 le lași pentru a doua zi. Dacă nu e sfârșit de proiect sau zi de predare, cu siguranță nu e un capăt de lume că nu termini tot astăzi. Oricum, de obicei la început de săptămână primești sarcini pentru mai multe zile, deci le poți ordona.

Concentrază munca importantă în zilele de marți, miercuri și joi

Luni e ziua când oamenii, în general, nu prea au chef de muncă. Se poate rezolva și asta cu puțină motivație, dar pentru început alege să nu îți supraîncarci ziua, pentru că nu vei reuși să termini tot ce ți-ai propus și îți dai peste cap tot programul săptămânii. Dacă lucrezi într-un domeniu care presupune întâlnire cu oamenii, alege zilele de luni și vineri pentru asta și păstrează mijlocul săptămânii pentru ce ai de lucru la birou. O să vezi că oamenii sunt mai deschiși la întâlniri în zilele astea, pentru că așa cum tu nu ai chef de lucru, nici alții nu au, deci preferă să facă ceva interactiv.

Dacă îți concentrezi munca și stabilești să termini totul până la sfărșitul zilei de joi, vineri te poți ocupa de sarcinile restante din celelalte zile, poate cele pentru care nu ai avut inspirație sau cele care nu depind strict de tine și au suferit întârzieri.

E important să termini toată munca pe care ți-ai propus-o până la sfârșitul săptămânii. Mitul cu ”termin acasă” nu funcționează aproape niciodată. Recunoaște că de multe ori ți-ai propus să mai lucrezi și sâmbăta, dar nu ai mai avut chef, nu te-ai putut concentra sau pur și simplu ai intrat în starea de weekend și nu mai poți lucra deloc. De cele mai multe ori, când spui că ”lucrez de acasă în weekend” înseamnă că ți-ai lăsat pentru luni muncă din săptămâna trecută. Ori cum vei avea altceva de lucru luni, îți dai programul peste cap încă din prima zi.

Pauze programate și relaxare suficientă

Nu suntem roboți. Munca fără pauză nu aduce nimic în afară de migrene, lipsă de concentrare și o scădere semnificativă a randamentului. Ia o pauză de 5 minute în fiecare oră. Asta nu înseamnă să stai pe Facebook, ci să pleci din fața calculatorului. Du-te afară, mănâncă un măr, schimbă 2 cuvinte cu colegii, fumează o țigară dacă ești fumător. Important este să nu stai cu ochii în calculator 8 ore din 8.

Și relaxarea este foarte importantă. Stresul provocat de muncă duce la lucruri foarte rele. Cunoaștem cu toții cazuri de oameni care au murit la 30 de ani din cauză că nu și-au putut gestiona timpul și starea de spirit. Nu du acasă problemele de la muncă, pentru că riști să generezi disconfort pentru cei din jur. Și atunci când ieși la bere cu băieții nu vobi despre proiectele de la job. Bucură-te de prezența prietenilor, spală-ți ochii cu o barmaniță, savurează-ți berea liniștit și apoi du-te și dormi suficient. Mai fă-ți timp și pentru mișcare, cel puțin de 2 ori pe săptămână și ai rețeta completă.

Poate pare aberant, dar în cazul meu (și al altora) a funcționat. De când am învățat să-mi ordonez munca am timp de prieteni, de familie și, cel mai important, de mine. Am observat că dau randament mai bun și mi-am permis să mai iau un client nou. Drept e că mi-a luat mai bine de un an să reușesc să ajung la disciplina asta, dar îți recomand să faci și tu la fel. Dintr-o dată viața ta va fi mult mai frumoasă, că până la urmă nu trăiești cu scopul de a munci, că nu ești robot.