Comunicarea internă pentru ONG-uri

Atunci când conduci o companie și îți plătești angajații corespunzător, jumătate din fericirea personalului e asigurată. Spun jumătate, pentru că cealaltă înseamnă muncă de convingere, privilegii non-financiare, comunicare internă solidă ș.a.m.d.

Dar atunci când vine vorba de ONG-uri nu mai poți vorbi despre motivarea angajaților prin metode financiare. Nu le poți da prime de Crăciun, de Paște, cadouri pentru familie sau mărire de salariu. Pentru că într-un ONG, în mod normal, treaba se bazează pe voluntariat (cu mici excepții) și voluntarii trebuie să fie motivați pentru a pune osul la treabă, altfel se duce de râpă toată organizația. Amenințările, dictatura și atitudinea de ”eu sunt șeful” nu funcționează, pentru că fiecare voluntar e liber să plece când nu mai vrea să se implice și nici nu poate fi dat afară prin decizia unui singur om, ca în cazul companiilor mici și medii. Singura soluție este ca de la bun început să se țină cont de importanța comunicării interne.

1. Dacă voluntarilor li se oferă sentimentul de apertenență, vor rămâne, vor fi loiali și vor munci pentru binele organizației. Pare atât de simplu de spus, dar în realitate este destul de dificil de realizat. Ppentru că suntem o țară de orientali, crescuți în familii tradiționale suntem obișnuiți să fim parte dintr-un tot, dintr-o familie și în mintea fiecăruia ”familia” arată în alt fel.

2. Voluntarii trebuie să se cunoască între ei, să poată socializa, să găsească țeluri și interese comune. Este datoria ”conducătorilor” să faciliteze ocazii de socializare, altele decât cele legate strict de muncă și implicarea în proiecte, pentru că așa se formează legăturile pe termen lung și prieteniile.

3. Mândria profesională este un alt aspect foarte important. Dacă ONG-ul implementează proiecte cu rezultate bune și nu uită să mulțumească mereu membrilor ”fără de care nu s-ar fi putut întâmpla proiectul X” (lucru cât se poate de adevărat, pentru că resursa umană este cea mai importantă resursă a unui ONG), voluntarii se vor simți membri de onoare, mândri să fi contribuit la obținerea unor rezultate foarte bune. Dusă mai departe, recompensa se poate manifesta, în funcție de rezultate și de caz, sub forma unei măriri în grad.

4. Încurajarea aplicării la programe de dezvoltare personală și profesională. În cadrul unui ONG nu poți oferi o mărire de salariu, dar cu siguranță poți contribui la fericirea voluntarilor. Programele de dezvoltare personală și/sau profesională sunt foarte multe și, la o analiză mai amănunțită, există o serie de workshop-uri, evenimente și trainguri dedicate exclusiv membrilor ONG-urilor. Aceste programe sunt gratuite atât pentru voluntar, cât și pentru ONG-ul care îl trimite, deci avantajul este de ambele părți. În plus, formarea continuă este un beneficiu atât pentru voluntar, ca persoană, cât și pentru ONG, deoarece va putea beneficia de cunoștințele cumulate de voluntar pe parcursul formării profesionale.

5. Evidențierea câștigurilor pe care le au voluntarii. Este adevărat că majoritatea ONG-urilor au ca scop activități non-financiare, de multe ori puse în practică sub formă de proiecte sociale și educaționale. Practic, atunci când un ONG vorbește despre sine, preferă să se poziționeze ca un Superman care vine în ajutorul celorlalți. Însă, în spatele cortinei lucrurile stau puțin altfel. majoritatea voluntarilor nu știu la ce se înhamă atunci când intră într-un ONG. Mirajul apartenenței la un grup de oameni cu inițiativă și putere, posibilitatea de a prelua inițiativa dispar de cele ami multe ori după primele 3-4 luni. Când voluntarii realizaează că este vorba de multă muncă și că trebuie să investească mult timp și multă energie în activitățile desfășurate de ONG, mulți dintre ei tind să renunțe.

De aceea este important să se facă o delimitare clară între ce comunică ONG-ul intern și ceea ce comunică extern. Între membri e esențial să se cunoască avantajele apartenenței la grup: poate este vorba despre acces la traininguri, excursii, diverse gratuități, posibilitatea de a intra în contact cu persoane cheie din administrația orașului (poate chiar țării), accesul la educație non-formală, experiența câștigată ca voluntar care, de multe ori, este echivalată cu experiența la un loc de muncă și alte multe beneficii. Voluntarii nu rămân în organizație pentru Binele Suprem, ci pentru bilele lor.

6. Comunicarea bidirecțională, democratică, este esențială. Într-un ONG, ca în orice stuctură organizațională, există o ierarhie. Însă șefu’ ONG-ului, cunoscu sub numele de Președinte, nu este ca managelul unei companii. este ales democratic, prin vot, și trebuie să fie în permanență în relații bune cu voluntarii și șefii departamentelor. De aceea este indicat să încurajeze discuțiile libere, dreptul la replică și feedback-ul sincer. Voluntarii nu trebuie să se teamă de Președinte, nici nu trebuie să trăiască cu impresia greșită că pot fi dați afară dacă greșesc.

Într-o prezentare de acum câteva luni spuneam că ONG-ul este locul în care poți greși de câte ori e necesar, că nu te dă nimeni afară. Asata nu înseamnă că poți experimenta la nesfârșit, ci că nu trebuie să trăiești cu teama că vei fi disponibilizat dacă ai bușit ceva. În comunicarea internă este la fel de valabilă această afirmație. Dacă ”ai dat-o de gard” ți se va atrage atenția, însă e dreptul tău să ceri ajutor, feedback și drept la replică dacă este cazul. datoria președintelui este să te asculte, să te susțină și să încerce să aducă soluții, nu sancțiuni.

7. Buletinul informativ periodic scutește ONG-ul și voluntarii de multe neplăceri. Este esențial ca toată lumea să fie corect informată despre ce, când și cum se întâmplă, pentru a nu simți că există secrete sau bisericuțe între anumiți membri. De cele mai multe ori, lipsa de informare duce la formarea de stereotipuri, care la rândul lor duc la scidări în rândul voluntarilor. Apar tot felul de povești neadevărate, teorii ale conspirației și fantasme care dăunează grav sănătății organizației. Un sistem informațional intern bine pus la punct reduce conflictele apărute din frustrare și lipsa informației. recomandat este un buletin informativ săptămânal sau bilunar, prin care toți voluntarii să fie informați cu privire la acțiunile ONG-ului, cheltuielile gospodărești și fondurile comune alocate proiectelor și evenimentelor organizate. Specula este unul dintre cei mai mari inamici ai funcționării sănătoase a unui ONG.

Bineînțeles, acestea sunt doar câteva dintre cele mai importante astepcte de care trebuie să ținem cont atunci când stabilim structura de comunicare internă într-un ONG. Dinamica grupului este diferită de la o organizație la alta și, să nu uităm, una dintre etapele normale în formarea unei echipe este totuși momentul de criză, în care de cele mai multe ori apar conflicte între membri. Ține de fiecare organizație cum alege să rezolve aceste conflicte și cum preferă să comunice pe termen lung.